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A implantação da Solução do IFS Applications deu a CryoService a flexibilidade que necessitava em suas operações de locação de equipamento. Além disso, o tempo da administração foi reduzido em torno de 20 horas em uma semana, os registros do estoque são mais precisos, e o faturamento foi acelerado, tudo isso significou principalmente economia de tempo e dinheiro. E os relacionamentos do cliente melhoraram, porque a facilidade de extração de informações do sistema permitiu a CryoService oferecer serviços chave aos seus clientes.
A falta de flexibilidade era um problema
Tendo seu sistema anterior de ERP defasado, a gerencia da CryoService pensou longa e duramente sobre uma estratégia de substituição – um outro pacote ou uma solução in-house baseada no software de gestão best-of-breed.
O Controlador financeiro, Neil Grimshaw explica: -"discutimos alguns aspectos do negócio da companhia que envolveu o fornecimento de gases especiais, aluguel de equipamento e da distribuição que eram altamente especializados e conseqüentemente garantissem uma maior aproximação das necessidades do cliente." A gerência confia altamente nos dados porém as facilidades existentes no ERP da companhia não eram muito flexíveis a esse respeito. Havia também preocupações em relação a continuidade do suporte devido à mudança de posse de fornecedor. |
"Outro ponto que nos impressionou foi o comprometimento do time da IFS. Após uma modificação ter sido entregue, eles nos visitavam durante o final de semana para saber como estava indo".
Neil Grimshaw
Financial Controller, CryoService
Sobre a CryoService
A CryoService fornece nitrogênio líquido, argônio líquido, oxigênio líquido, dióxido de carbono, gases especiais e mistura de gases por toda a Grã-Bretanha por diversos mercados como ciência, lazer e setores industriais. O Faturamento anual supera US$ 40 milhões.
Benefícios
- Grande Flexibilidade
- Tempo administrativo foi reduzido em 20 horas por semana
- Código de barras para rastreabilidade de materiais
- Ordens de Produção mais flexíveis
- Controle de Estoques
Melhoria dos serviços ao cliente
- Dados mais precisos através de terminais móveis
- Alta qualidade e um suporte consistente durante a implementação
- Fácil acesso aos dados do sistema
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O IFS Applications atende todas as exigências
Como o processo de seleção evoluiu, a forma pela qual a equipe da IFS (Reino Unido) foi capaz de direcionar às exigências de negócio, fez com que isso se tornasse um fator decisivo no momento da escolha.
A IFS atingiu todas as exigências para a Divisão Especial de Gases dentro do IFS Applications sem a necessidade de modificações. A tarefa principal estava em desenvolver o software de aplicações para segurar as novas exigências dos aluguéis de equipamento. Isto incluía a movimentação de equipamento, contrato e status de aluguel, retirando peças dentro e fora de contratos. O controle de crédito era uma área em que o sistema anterior ofereceu uma funcionalidade muito boa. Neste exemplo, o IFS forneceu ferramentas de relatórios que compensaram qualquer funcionalidade.
Outra área de grande interesse era o suporte de longo prazo. Como o Gerente de Vendas e Marketing, Noor Ali comenta: -" Nós procurávamos um parceiro capaz de continuar o desenvolvimento paraas exigências futuras. Nós temos planos de implementar funcionalidades para o acesso do cliente através da Internet e do uso de dados pessoais móveis e de todas as relações eletrônicas que estas requereriam."
Implementação indolo
Os primeiros testes se deram em fevereiro 2004, e os pilotos subseqüentes em abril e em julho. A virada de sistema foi iniciada em um fim de semana de Agosto para facilitar a apuração dos dados financeiros. Comparado com a experiência anterior, a execução era "relativamente indolor".
Tempo reduzido de administração
Para Noor Ali, as modificações do módulo de gerência de serviço para cobrir a locação do equipamento foram muito bem sucedidas. " O software oferece grande flexibilidade. Para o aluguel há várias opções de pagamentos diários, semanais, mensais adiantado, ou nos atrasos. Permite levar em consideração descontos e cobranças automatizados. Embora customizado para nossas operações, poderia ser facilmente adaptado para servir todo ou qualquer negocio de locação de equipamento operacional."
A exigência para a divisão especial de gases demonstrou a força do software IFS. O negócio é altamente especializado e resume-se misturar gases de propriedades diferentes. Os procedimentos são controlados por lista de materiais que devem ser seguidos precisamente. Há também grandes exigências no controle de qualidade e os produtos são fornecidos a através do sistema de aluguel de cilindro. Segundo Neil Grimshaw: -" Nós pensamos inicialmente que esta parte do negócio teria que ser deixada até em um estágio futuro. Mas o sistema atendeu perfeitamente.” De fato, as únicas modificações eram aquelas que relacionam-se àsfunções de aluguel. "As melhorias gerais incluem a introdução do código de barras para rastreabilidade dos materiais, uma maior flexibilidade para as ordens de produção, o controle duplo sobre entrada de estoque, e prioridade de reserva de estoque para controlar o estoque dos cilindros. A CryoService criou uma aplicação própria para permitir que os engenheiros de campo tivessem acesso a base de dados através de terminais móveis. Combinado com o IFS, estes otimizaram o tempo de administração por volta de 20 horas por semana.
Os terminais móveis foram introduzidos para a instalação e a manutenção dos tanques, permitindo que os engenheiros acessem a base de dados e as ordens de serviço atualizadas quando estiver em campo. Sempre que uma peça é usada de sua Van, o registro de estoque é atualizado diretamente.Previamente o processo se baseava em papéis preenchidos à mão e era vulnerável a erros de comunicação. As informações demoravam de duas a três semanas para serem inseridas no sistema para que todos os erros fossem resolvidos, antes de eventualmente serem faturadas ao cliente.
Para Neil, a maior vitória está na facilidade de extrair informações do sistema IFS em um formato adequado: -" Nós estamos usando esta facilidade para oferecer rotinas chave aos nossos clientes, extraindo dados do sistema e emitindo-os através de e-mails. Eles adoram isto porque podemos fornecer a eles todas as informações que quiserem e é fácil de se ajustar sem envolver qualquer operação de programação complicada."
Projeto suporte
Em comparação ao suporte fornecido pela IFS com a experiência anterior, Noor disse o quanto aprendeu muito de ambas as implementações: -” A IFS forneceu uma melhor qualidade e um suporte mais consistente, o que é muito importante. Um bom gerente de projeto e uma boa equipe de implementação que estão dispostos a compreender seu negócio são chaves ao sucesso. O gerente de projeto do IFS teve muita empatia com nossos objetivos de negócio. |
